Правила ведения трудовых книжек
Правила ведения трудовых книжек
Одним из документов, которые необходимо представить для назначения пенсии, является трудовая книжка.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Статус трудовой книжки, а также порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируются следующими нормативными документами:
- Трудовой кодекс РФ;
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Данным Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;
- Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69, утвердившее Инструкцию по заполнению трудовых книжек;
- Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках".
Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек и п. 26 Правил ведения трудовых книжек.
Изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Прежняя запись зачеркивается одной чертой и рядом вносятся новые данные.
Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится работодателем по последнему месту работы.
Важно отметить, что все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении, работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Так, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года, в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003". Записи производятся аккуратно, без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо его несоответствия фактически выполнявшейся работе исправление сведений производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Помните, что свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
Пенсионные органы при назначении пенсий довольно критично относятся к трудовым книжкам, на титульном листе которых отсутствует печать, даже если сама трудовая книжка заполнена достаточно верно и правильно. Очень часто такие книжки признаются недействительными в связи с тем, что не позволяют достоверно установить, действительно ли относятся сведения о трудовой деятельности, приведенные в разделе "Сведения о работе", к тому лицу, которое указано на титульном листе трудовой книжки.
Если на момент назначения пенсии организация, оформившая трудовую книжку, существует, то никаких сложностей не возникает. Работнику просто нужно сходить в эту организацию и поставить на титульном листе трудовой книжки печать.
Если же при решении вопроса о назначении пенсии организация, которая оформила трудовую книжку, реорганизована или ликвидирована, то нужно поступить следующим образом.
1. Если организация, оформившая трудовую книжку, реорганизована, то работник имеет полное право требовать от правопреемника выдачи документа, подтверждающего, что трудовая книжка заводилась работнику по первому месту работы в установленном порядке.
Обратите внимание! Требовать проставления печати новой организации, образованной в результате реорганизации, по той причине, что предыдущая печать уничтожена, не нужно, так как разница в оттисках печатей на титульном листе трудовой книжки и на странице с записью о первой работе впоследствии может вызвать еще больше вопросов по поводу подлинности трудовой книжки.
2. Если организация, оформившая трудовую книжку, ликвидирована, то работнику необходимо собрать информацию, подтверждающую как факт существования этой организации, так и факт его работы в ней. Такая информация может быть получена, например, из документов, которые хранятся в архивах, и др.
В случае невозможности сбора таких документов рекомендуем работнику попробовать восстановить контакты с прежними коллегами по работе, которых можно рассматривать в качестве надлежащих свидетелей факта осуществления им трудовой деятельности в данной организации.
Если работник будет располагать такими документами или заручится согласием бывших сослуживцев подтвердить факт работы в организации, которая завела трудовую книжку, но оформила ее не в полном объеме, то он в порядке, установленном статьями 265-267 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (далее - ГПК РФ), вправе обратиться в судебные органы с заявлением о признании такого факта, имеющего юридическое значение, как факт принадлежности заявителю трудовой книжки, титульный лист которой не заверен печатью работодателя, принявшего его на работу.
В соответствии со ст. 268 ГПК РФ решение суда по заявлению об установлении факта, имеющего юридическое значение, является документом, подтверждающим факт, имеющий юридическое значение.
При наличии такого документа работнику не нужно будет пояснять причины отсутствия оттиска печати на титульном листе всем будущим работодателям и сотрудникам пенсионных органов.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что каждый из нас должен следить за правильностью ведения своей трудовой книжки. Тем более , что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Специалист — эксперт (юрисконсульт) Петяйкина Т.Ф.
